Les outils de travail collaboratifs

30 Mar 2020

Nous vivons tous une période de bouleversement dans notre manière de travailler et de collaborer. Ce télétravail forcé peut être l’occasion de s’initier aux différents outils qui s’offrent à nous et qui permettent un télétravail serein et organisé.

Les outils collaboratifs ne remplaceront jamais les échanges humains et le café du matin, mais il est peut etre temps de prendre un nouveau tournant dans nos habitudes de travail…pour ne plus être pris au dépourvu !

Il existe plusieurs logiciels et interfaces de partage de documents qui permettent aux différents intervenants du projet, de modifier les documents déjà existants ou d’en ajouter d’autres, au fur et à mesure de l’avancée du projet.

Voici une présentation de Trello et Slack, les deux outils les plus utilisés par les agences web et nos conseils pour les utiliser efficacement.

Trello

Trello est une application qui permet de réaliser la gestion de votre projet depuis une interface web ou via une application dédiée.

Chaque projet est relié à un tableau bien distinct dans l’application.

Chaque tableau est composé de listes qui vont contenir des cartes. Chaque carte correspond a une tache/fonctionnalité affectée à un ou plusieurs membres de l’équipe projet.

Les cartes ont les caractéristiques suivantes :

  • Titre
  • Description
  • Membres
  • Date de limite de réalisation
  • Pièce jointes
  • Étiquettes (Etat / couleurs)
  • Check List
  • Pièces jointes
  • Discussions

Les cartes sont affectées aux responsables de la tâche et visibles par tous les utilisateurs.

L’avantage de Trello est d’être entièrement modulable et personnalisable, il peut s’adapter à n’importe quel projet. Ce n’est pas à votre organisation de projet de s’adapter au logiciel, mais c’est à vous de configurer Trello pour l’adapter à votre méthode de travail.

L’application est disponible en version gratuite avec les fonctionnalités essentielles. Il vous faudra prendre un abonnement pour bénéficier des fonctionalités avancées ou créer un nombre illimité de tableaux.

Slack

Slack est une plateforme de travail collaboratif, qui donne la possibilité de regrouper les professeurs et les stagiaires, pour permettre de réaliser un enseignement à distance.

Utilisation des chaînes

La chaîne #générale doit être utilisée pour les messages importants et adressés à tous.

Il faut absolument créer une chaîne par projet ou par sujet, sinon votre chaîne générale sera rapidement illisible.

Nous conseillons la création d’une chaîne #lacafet pour les discussions qui ne concernent pas le travail (potins et échanges de gifs rigolos).

Il est également possible de créer des chaînes privées accessibles uniquement à ceux qui travaillent sur certains projets.

Il faut rejoindre ces chaînes en cliquant sur « Ajouter une chaîne » (et non sur le + qui sert à créer une chaîne).

Les bonnes pratiques

  • Utilisation des liens réponses pour diminuer le nombre de messages dans la chaîne (utiliser « démarrer un fil ») ;
  • Demandez aux utilisateurs d’utiliser leurs photos comme image de profil ;
  • Lorsque vous vous adressez à quelqu’un en particulier citer son nom en commençant par @ ;
  • Ajoutez des Smiley (ajouter une réaction) si vous validez plutôt que de répondre par un message distinct qui pollue inutilement ;
  • Modifiez votre message pour ajouter ou corriger plutôt que d’en créer un nouveau ;
  • Si votre message n’intéresse pas tout le monde, adressez-vous directement à un utilisateur en utilisant les messages directs ;
  • Pensez à installer Slack sur votre mobile. Mais désactivez les notifications en dehors des heures de travail ;
  • Pour donner une partie cours magistral, organiser une réunion ou faire un point en tête à tête, utilisez Zoom ou Skype qui permet la prise en main de l’écran ;
  • Pour retrouver un message facilement, ajoutez-le à vos favoris.
  • Pour donner de la visibilité à un message important épinglez-le sur la chaîne.

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